STRATEGIC ROADMAP & MILESTONES

AI Work Assistant × Email Pro

Kế hoạch triển khai MVP Nội bộ Mắt Bão & Ra mắt Pilot 2026
Phạm vi thời gian: 27/07/2026 → 21/08/2026 (4 tuần)

Người trình bày

Product Lead & Dev Core

Duyệt bởi

Head of AI (namlt)

Trạng thái

Đề xuất — Chờ duyệt

0. QUYẾT ĐỊNH PHẠM VI

Quyết Định Định Hướng Pivot Cùng Head of AI

Chuyển hướng tập trung 100% vào Email Pro & Nhân sự nội bộ Mắt Bão

10-20

Nhân sự Pilot Nội Bão

Đối tượng ra mắt tháng này là nhân sự nội bộ Mắt Bão. KHÔNG thương mại hoá cho khách hàng ngoài trong Phase 1. Phase 2 thương mại hoá ghi nhận định hướng sau.

IMAP/SMTP

Email Pro Connector Lõi

Email Pro là connector LÕI duy nhất. Tạm hoãn Teams/Zalo/Gmail webhook riêng; dùng cơ chế forward-to-email vào mailbox Email Pro nếu cần gộp kênh.

Pivot PRD

Cập nhật AI Factory Board

Việc pivot thay đổi hẳn intake ban đầu ("Gmail/Teams/Zalo OA"). Cần cập nhật lại Milestone 147 & PRD để board không báo cáo lệch với codebase thực tế.

📌 Tóm tắt tác động chiến lược

Chuyển hướng từ một ứng dụng multi-platform phức tạp sang một Công cụ hỗ trợ công việc chuyên sâu cho Email Pro nội bộ. Giảm 60% diện tích bề mặt tích hợp bên ngoài, dồn nguồn lực làm sâu tính năng phân loại, rút task & duyệt gửi email an toàn.

1. ĐỐI CHIẾU THỰC TRẠNG

Codebase Thực Tế vs Báo Cáo AI Factory (97%)

Rà soát chi tiết codebase ngày 24/07/2026 sau đợt refactor kiến trúc

Module Lõi	Trạng thái thực tế hôm nay	Ghi chú Codebase
Kết nối IMAP	Có - Dùng được	Sprint 1+2 build lại, Key-ring mã hoá
Ingest IMAP → Event Store	Một phần	Mới xử lý change_type=new; T7 (test/docs) 30/07
Onboarding Flow	Một phần	T1-T6 xong; T7 đang todo
Work Management (Case/Task)	0 Dòng Code	Chỉ có __init__.py rỗng trong backend
Approvals (Duyệt gửi)	Khung sườn	Chỉ có 1 dataclass domain, chưa có API/UI
Delivery (SMTP Send)	Khung sườn	Chỉ có port interface, chưa adapter thật
Agent Models (LLM)	Fake Adapter	Chưa nối provider thật nào (OpenAI/Anthropic)
Frontend UI	Chỉ Onboarding thật	Work Inbox / Daily Brief / Approval đều mock

💎 Hạ tầng có sẵn (Tận dụng ngay)

Key-ring mã hoá credential an toàn
imap_folder_states + cursor CAS
Scheduler imap_poll với lease/jitter
Dedupe sự kiện qua Event Store

⚠️ Đề xuất Ops khẩn cấp

Cập nhật mô tả Milestone 147 "MVP Launch" trên AI Factory hoặc mở Milestone mới thay thế. Giao factory-ops cập nhật ngay sau khi duyệt roadmap.

2. OUTCOME & MỤC TIÊU

Mục Tiêu Outcome & Thước Đo Thành Công

Đo lường baseline ngay Tuần 1 (trước khi bật AI) & Đánh giá lại Tuần 4

🎯 Core Outcome

"Giảm thời gian nhân sự pilot phải tự đọc/lọc email công việc mỗi ngày, không bỏ sót deadline hoặc yêu cầu quan trọng từ khách hàng/đối tác gửi qua mailbox Email Pro."

≥ 80%

% AI Gắn Đúng Ưu Tiên

So với chuyên viên gắn tay mẫu ngẫu nhiên 50 email.

≥ 30%

Giảm Phút Rà Inbox/Ngày

Đo bằng self-report trước và sau 3 tuần sử dụng AI.

≥ 70%

Pilot Active User

% nhân sự pilot mở Daily Brief/Work Inbox ≥3 ngày/tuần.

≥ 40%

% Draft AI Được Duyệt Thẳng

Proxy phản ánh chất lượng soạn thảo draft của LLM.

Kế hoạch đo đạc: Tuần 1 khảo sát baseline thủ công với 10-20 pilot staff ➔ Bật AI ở Tuần 2 ➔ Khảo sát đánh giá cuối Tuần 4. Baseline Week 1

3. CÂY GIẢI PHÁP & AN TOÀN

Opportunity Solution Tree & Chính Sách An Toàn Cứng

Rào chắn rủi ro mất uy tín và double-send email suốt tháng pilot

🌳 Opportunity Solution Tree (Rút gọn)

Cơ hội 1: Bỏ sót deadline do dồn mailbox
➔ Giải pháp: Daily Brief tự động ưu tiên 5 mục + nguồn trích dẫn.

Cơ hội 2: Soạn email lặp lại tốn thời gian
➔ Giải pháp: AI Draft-reply + Duyệt 1-click tại Approval Center.

Cơ hội 3: Dễ quên follow-up qua nhiều thread
➔ Giải pháp: Work Case gộp thread + tự động nhắc deadline.

🛡️ CHÍNH SÁCH AN TOÀN CỨNG (Hard Constraint)

KHÔNG BẬT AUTO-SEND DƯỚI MỌI HÌNH THỨC TRONG SUỐT THÁNG PILOT.

Tất cả email gửi ra (Reply/New) BẮT BUỘC phải qua Approval Center do con người duyệt.
Loại bỏ rủi ro AI gửi nhầm nội dung hoặc lộ thông tin nhạy cảm.
Đảm bảo tính Idempotency (chống gửi đúp) ở hạ tầng SMTP Delivery.

🧪 Thử nghiệm nhanh nhất (Fast-fail testing)

Test 1: Thử classify thật trên 5 mailbox pilot so với gắn tay người.

Test 2: Đo thời gian soạn tay vs duyệt AI trên 20 email mẫu.

Test 3: Theo dõi 1 Work Case sống qua 1 tuần để đếm follow-up trễ.

4. MA TRẬN GIẢ ĐỊNH

Assumption Mapper — Thứ Tự Ưu Tiên Test

Tính toán điểm rủi ro: Risk Score = Risk × (1 - Certainty) để xếp lịch giải quyết

#	Giả định cần kiểm chứng	Nhóm	Risk	Certainty	Score	Hành động / Spike tuần 1-2
1	Hoàn thành 3 module 0-code (work_mg * approvals * delivery) trong 3 tuần	Feasibility	0.75	0.35	0.49	Technical Spike / Prototype ngay Tuần 1
2	Xin được ≥5 mailbox Email Pro thật pilot ngay Tuần 1	Feasibility	0.70	0.40	0.42	Xác nhận với Team Hạ tầng trong 48h
3	Bảo mật dữ liệu email nội bộ gửi ra LLM Provider ngoài	Viability	0.60	0.30	0.42	Xin quyết định chính sách dữ liệu công ty
5	IMAP Polling nhiều mailbox không bị hệ thống anti-abuse chặn	Feasibility	0.60	0.40	0.36	Spike polling thật 2-3 mailbox sớm
6	Gửi SMTP qua Email Pro không gây double-send (Idempotency)	Feasibility	0.65	0.45	0.36	Test crash/retry giữa lúc gửi trước khi bật

💡 Kết luận rút ra từ Assumption Mapper

Giả định #1 (Tiến độ kỹ thuật cho 3 module 0-code) có điểm rủi ro cao nhất (0.49) — cao hơn cả rủi ro sản phẩm (desirability). Roadmap được thiết kế để giải quyết đúng rủi ro kỹ thuật này trước bằng cách cắt giảm scope mạnh tay ở Tuần 1.

5. NGUYÊN TẮC CẮT PHẠM VI

Scope Shielding — Giữ Scope Nhỏ Để Ship Chuẩn

Loại bỏ tính năng chưa cần thiết để tập trung 100% vào hạ tầng lõi

❌ KHÔNG LÀM THÁNG NÀY (Out of Scope)

OAuth Gmail / Outlook Integration (ch30)
Idempotency Replay-guard 10 lớp phức tạp (ch28)
Session-resume & Error-driven replan engine (ch29)
Sub-agents / Browser / Research Automation Adapters
Skill Harvest & Webhook Zalo / Teams thật
pgvector Memory Store dài hạn

✅ LÀM TỐI GIẢN (In Scope - MVP Minimal)

1 Run xử lý đơn giản: Nhận Event ➔ Gọi LLM 1 lần ➔ Ghi kết quả
Idempotency Key đơn giản 3 thành phần:
(connection_id, external_message_id, action_type)
IMAP Sync cơ bản cho Email Pro
Approval Center 1-click duyệt trước khi SMTP Delivery
Work Case đơn giản & Daily Brief Top 5 ưu tiên

⚡ Triết lý: Ship một sản phẩm chạy ổn định trên Email Pro trước, không phát triển dở dang nhiều connector.

TUẦN 1 (27/07 → 31/07)

Tuần 1 — Khóa Phạm Vi Email Pro & Technical Spikes

Đóng Milestone hiện tại & Hoàn thành các phụ thuộc hạ tầng

⚙️ Backend & Infra

Đóng T7 test/docs ➔ Chốt Milestone Onboarding.
Wire 1 LLM Provider thật (thay fake adapter) cho Classify + Summarize.
Spike SMTP Send tối giản (Dev-test only).

🖥️ Frontend & Product

Phác thảo UX cập nhật (Email Pro thay Gmail).
Cập nhật PRD & luồng Governance GĐ1.1-1.3.
Chuẩn bị UI Onboarding preset Email Pro.

📌 Ops & Duyệt (Ưu tiên #1)

Xin ≥5 Mailbox Email Pro thật với Team Hạ Tầng trong 48h.
Xin ký duyệt Chính sách Dữ liệu gửi ra LLM ngoài.
Cập nhật Board AI Factory qua factory-ops.

Deliverables Tuần 1:

✅ 5 Mailbox Email Pro sẵn sàng ✅ LLM Provider cắm thật ✅ Codebase Onboarding chốt Done

TUẦN 2 (03/08 → 07/08)

Tuần 2 — Build Work Management & Daily Brief Thật

Nối dữ liệu thật từ IMAP Event Store vào Work Inbox & Daily Brief

🛠️ Nhiệm vụ Kỹ thuật Tuần 2

Build backend/work_management từ 0 (WorkCase, Task, Followup).
1 Run Pipeline: Event ➔ LLM Classify & Extract Task ➔ Upsert Case.
Nối Work Inbox Frontend vào API thật (bỏ Mock).
Daily Brief Job: Tổng hợp Top 5 mục ưu tiên kèm link nguồn.
Bắt đầu đo Baseline với 3-5 pilot user sớm.

Mắt Bão Work Inbox — Demo Dữ Liệu Thật

[Khách hàng] Gia hạn hợp đồng Server Email Pro Ưu tiên Cao

Từ: tu.nguyen@company.vn • Hạn: 28/07/2026

[Nội bộ] Yêu cầu cấp IP Whitelist cho Mailbox Pilot Trung bình

Từ: infra-support@matbao.vn • Hạn: 30/07/2026

TÓM TẮT ĐẦU NGÀY (28/07/2026)

Cần duyệt 2 draft trả lời khách hàng về hợp đồng Email Pro.
1 Task quá hạn: Gửi báo cáo rà soát IP cho Team Hạ tầng.
3 email mới từ khách hàng lớn cần xử lý trước 12h00.

TUẦN 3 (10/08 → 14/08)

Tuần 3 — Draft Reply + Approval Center + SMTP Delivery

Hoàn thiện luồng duyệt 1-click và cơ chế chống gửi đúp Idempotency

🛠️ Kế hoạch Kỹ thuật Tuần 3

Draft-reply AI dựa trên context case, lưu DraftArtifact (hash-locked).
Wire backend/approvals: Duyệt exact-payload trước khi gửi.
Wire backend/delivery: Gửi SMTP qua Email Pro với Idempotency Key.
Retry-once cho lỗi transient, surface rõ khi lỗi permanent.
Test Idempotency: Giả lập crash/retry giữa lúc gửi ➔ Không bị gửi đúp.

Approval Center — Duyệt Phê Duyệt Email

Draft Response #892 (Duyệt gửi qua SMTP)

To: tu.nguyen@company.vn
Subject: Re: Gia hạn hợp đồng Server Email Pro
Body: Chào Anh TÚ, Mắt Bão đã nhận được yêu cầu gia hạn hợp đồng...

TUẦN 4 (17/08 → 21/08)

Tuần 4 — Rollout Pilot Nội Bão & Ra Mắt

Onboarding 10-20 nhân sự Mắt Bão, theo dõi ổn định và bàn giao Runbook

🚀 Onboarding Pilot

Mở rộng Onboarding cho 10-20 nhân sự nội bộ Mắt Bão. Preset mặc định cấu hình trỏ thẳng tới Email Pro server.

📊 Monitoring & Eval

Theo dõi latency IMAP poll, dedupe Event Store, tỷ lệ lỗi SMTP và chi phí LLM Token thực tế hàng ngày.

📘 Runbook Vận Hành

Ban hành Runbook tối thiểu: Quy trình xử lý sự cố, cách tạm tắt AI cho 1 mailbox, cách xoay Credential mã hoá.

📌 LƯU Ý RA MẮT PILOT NỘI BỘ

Ra mắt ở đây là Thông báo Rollout Nội bộ + Runbook + Theo dõi cơ bản. Đây KHÔNG phải Gate 2 (Production Readiness cho khách hàng thương mại ngoài). Gate 2 đầy đủ sẽ dành cho Phase 2.

6. ĐỀ XUẤT PHÊ DUYỆT

Phụ Thuộc Chéo Team & Đề Xuất Phê Duyệt

Các điểm chặn chính cần Head of AI (namlt) và Ban Giám Đốc thông qua

🚧 2 Điểm Chặn Cần Xác Nhận Ngay (48h)

Team Hạ Tầng Email Pro: Xác nhận cấp ≥5 Mailbox pilot và đảm bảo IMAP Polling tần suất cao không bị anti-abuse chặn.
Quyết định Bảo mật / Dữ liệu: Ký duyệt chính sách cho phép nội dung email nội bộ đi qua API LLM Provider ngoài.

📋 Đề Xuất Phê Duyệt Roadmap

Duyệt khung Roadmap 4 tuần (27/07 ➔ 21/08/2026).
Ủy quyền factory-ops cập nhật Milestone 147 trên AI Factory Board.
Kích hoạt Sprint Tuần 1 đóng Onboarding và Spike kỹ thuật.